¿Cómo recibe el conductor el DeCA con TrazaQR?

Cómo compartir con el conductor el acceso al transporte por WhatsApp, email o enlace, y qué puede hacer desde su móvil: descargar el DeCA, iniciar el transporte, registrar incidencias y confirmar la entrega.

El acceso del conductor no es el QR del DeCA

Es importante distinguir dos elementos diferentes.

Acceso del conductor

Es una funcionalidad de TrazaQR para operar el transporte desde el móvil. Permite, según el estado del transporte:

• consultar el transporte;
• descargar el DeCA;
• iniciar el transporte;
• registrar incidencias;
• confirmar la entrega.

QR incluido en el DeCA

Es el código QR que forma parte del PDF del Documento Electrónico de Control Administrativo. Está destinado a permitir el acceso al PDF electrónico en las condiciones establecidas para el DeCA.

Por tanto: acceso del conductor ≠ QR del DeCA. El conductor utiliza su acceso para la operativa de TrazaQR y dispone del PDF del DeCA con su correspondiente QR para el documento administrativo.

1. Comparte el acceso con el conductor

Una vez emitido el DeCA, desde TrazaQR puedes compartir con el conductor el acceso al transporte. Actualmente puedes hacerlo mediante:

• WhatsApp;
• email;
• copiando el enlace.

No tienes que facilitar al conductor tus credenciales de TrazaQR ni crearle una cuenta administrativa.

2. El conductor abre el transporte desde su móvil

El conductor abre el acceso que se le ha compartido directamente desde su navegador. No necesita:

• crear una cuenta;
• instalar una aplicación;
• entrar en el backoffice de la empresa.

El acceso está pensado para que pueda realizar únicamente la operativa relacionada con el transporte que se le ha compartido.

3. Puede descargar el PDF del DeCA

Desde su vista, el conductor dispone de la opción Descargar DeCA (PDF). De esta forma puede tener el documento disponible durante el transporte.

La normativa permite que el conductor disponga de una copia digital o impresa del documento de control, siempre con el QR correspondiente. Si quieres saber qué debe tener disponible durante un control, consulta qué tiene que llevar el conductor para acreditar el DeCA.

4. Puede identificarse como conductor

La vista permite introducir el nombre del conductor. Ese nombre queda registrado en los eventos asociados al transporte.

Esta identificación forma parte de la trazabilidad operativa de TrazaQR y no modifica los requisitos administrativos del DeCA.

5. Inicia el transporte desde su propio acceso

Cuando comienza el servicio, el conductor puede pulsar Iniciar transporte. TrazaQR registra el inicio dentro del histórico de eventos del transporte.

6. Puede registrar incidencias durante el trayecto

Si sucede algo durante el transporte, el conductor puede registrar una incidencia desde su vista. TrazaQR permite actualmente seleccionar situaciones como:

• cambio de vehículo;
• daños en la mercancía;
• retraso significativo;
• cambio de conductor;
• descarga parcial;
• otro.

La finalidad de esta función es dejar constancia operativa de lo ocurrido durante el transporte.

7. Confirma la entrega

Al finalizar el transporte, el conductor puede confirmar la entrega desde el mismo acceso. La confirmación puede realizarse:

• con firma de recepción;
• sin firma.

La firma de recepción es una funcionalidad adicional de TrazaQR. No es un requisito del DeCA y no convierte por sí sola el documento en un albarán, una carta de porte ni una firma electrónica avanzada.

¿Por qué TrazaQR no pide una firma con certificado digital?

Porque la norma no la exige, y porque lo que sí guardamos prueba más.

La Resolución de 5 de junio de 2026, que fija cómo tiene que ser el DeCA electrónico, dice literalmente que "la firma de los documentos de control administrativo no es obligatoria": ni la Orden FOM/2861/2012 ni la Orden FOM/1230/2013 establecen ningún requisito de firma. Un DeCA sin firma es un DeCA completo y válido.

En su lugar, cada entrega genera una evidencia de entrega: un conjunto de datos que se registran automáticamente en el momento en que el conductor confirma la entrega y que quedan unidos a ese DeCA.

Qué se guarda en cada entrega

• Quién: el enlace del conductor es personal y de un solo uso por expedición; sin él no se puede registrar nada.
• Cuándo: fecha y hora del servidor, no del móvil. No se puede adelantar ni atrasar cambiando la hora del teléfono.
• Dónde: coordenadas GPS con su precisión en metros, tomadas en el momento de la confirmación.
• Qué se confirmó: el estado de la entrega y las incidencias registradas durante el trayecto, cada una con su hora y ubicación.
• Sobre qué documento: un hash SHA-256 del contenido del DeCA. Si alguien cambiara un solo dato, el hash dejaría de coincidir y se notaría.

Por qué esto es más difícil de discutir que una firma en una pantalla

Una firma trazada con el dedo en un móvil prueba que alguien dibujó algo. No prueba quién, ni dónde, ni cuándo, ni sobre qué documento exacto. La evidencia de entrega de TrazaQR sí registra esas cuatro cosas, y las registra en un histórico que no se puede modificar ni borrar: la base de datos rechaza cualquier intento de alterar o eliminar un registro ya guardado. No es una política interna que prometemos cumplir, es una restricción técnica.

¿Y si algún día hace falta firma?

La misma Resolución establece que, si se incorpora firma a un documento de control, debe ser como mínimo firma electrónica avanzada conforme al Reglamento eIDAS. Una firma trazada con el dedo no lo es. Por eso no la llamamos firma: la llamamos por lo que es. El día que la norma lo exija, o que un cliente lo necesite para otro documento, la evidencia que ya recogemos —identidad de acceso, momento, lugar y consentimiento— es exactamente la base sobre la que se construye.

8. Las acciones quedan registradas en el histórico

La operativa realizada durante el transporte queda reflejada en el histórico de eventos. Por ejemplo:

• emisión del documento;
• inicio del transporte;
• incidencias registradas;
• confirmación de la entrega.

Esto permite que la empresa pueda consultar posteriormente qué ha ocurrido durante la operación.

¿Tiene el conductor acceso al resto de expediciones?

No. El acceso del conductor está separado del programa de gestión utilizado por la empresa. El conductor no entra en:

• Dashboard;
• listado general de expediciones;
• configuración;
• cuenta de empresa;
• gestión administrativa.

Dispone únicamente del acceso relacionado con el transporte que se le ha compartido y de las funciones operativas habilitadas para ese transporte.

¿Necesita instalar una app?

No. El acceso funciona desde el navegador del móvil. El conductor abre el enlace que recibe y puede utilizar la vista correspondiente sin instalar una aplicación específica de TrazaQR.

¿Necesita una cuenta o contraseña de TrazaQR?

No. No es necesario crear una cuenta administrativa para cada conductor ni compartir las credenciales de la empresa.

Esto permite separar claramente gestión de la empresa → backoffice TrazaQR de operativa del conductor → acceso específico al transporte.

¿Y si el conductor necesita enseñar el DeCA en un control?

Desde su acceso puede descargar el PDF del DeCA. El PDF contiene el QR correspondiente al Documento Electrónico de Control Administrativo. Ese QR es diferente del acceso operativo del conductor y es el que permite acceder al documento electrónico en las condiciones previstas por la normativa.

El Ministerio confirma que el conductor debe disponer de una copia del documento durante el transporte, que puede ser digital o impresa.

Una operativa sencilla para empresa y conductor

El flujo con TrazaQR puede resumirse así: Empresa emite el DeCA → Comparte el acceso → El conductor abre el transporte → Descarga el DeCA → Inicia el transporte → Registra incidencias si las hay → Confirma la entrega → Las acciones quedan registradas.

De esta forma el conductor puede gestionar la operativa necesaria desde su móvil sin entrar en el programa de gestión de la empresa.