¿Puede un albarán servir como DeCA?

En este vídeo de Academia TrazaQR te explicamos si un albarán puede utilizarse como Documento Electrónico de Control Administrativo y qué requisitos debe cumplir.

El propio Ministerio contempla ambas posibilidades: integrar los documentos que ya utiliza la empresa o mantener los documentos mercantiles separados del DeCA.

¿Qué debe contener un albarán para poder utilizarlo como DeCA?

Para que un albarán pueda cumplir también la función de documento de control debe incorporar los datos exigidos por el artículo 6 de la Orden FOM/2861/2012.

Entre ellos:

• datos del cargador contractual;
• datos del transportista efectivo;
• lugar de origen y destino;
• naturaleza y peso de la mercancía;
• autorización especial de circulación, cuando corresponda;
• fecha de realización del transporte;
• matrícula del vehículo y, cuando proceda, del remolque o semirremolque;
• observaciones o reservas cuando las partes soliciten que consten.

Por tanto, tener un albarán no significa automáticamente tener un DeCA válido.

Hay que comprobar que el documento contiene todos los datos exigidos y que además cumple los requisitos establecidos para el documento electrónico de control. Consulta aquí qué es el DeCA y cómo es el documento.

¿Basta con añadir un código QR al albarán?

No.

El QR es solo una parte de los requisitos.

El documento debe estar disponible electrónicamente y el QR debe permitir acceder al PDF correspondiente a través del sistema previsto para el DeCA. Consulta aquí qué pasa si no existe el DeCA en un control de carretera.

Por tanto:

albarán + QR ≠ DeCA automáticamente.

Tiene que cumplirse el conjunto de requisitos de contenido y funcionamiento.

¿Tengo que modificar mi programa de albaranes?

No necesariamente.

El Ministerio explica que una empresa puede aprovechar los datos y documentos que ya utiliza en sus sistemas y adaptarlos para que cumplan también la función de documento de control.

De hecho, durante el webinar se señala que reutilizar los datos existentes y evitar generar documentación adicional es la solución ideal cuando la empresa dispone de capacidad para integrarlo.

Pero también deja claro que no es obligatorio realizar esa integración.

Si una empresa no quiere modificar ahora sus sistemas de negocio, puede mantener sus documentos mercantiles por separado y generar el DeCA de forma independiente.

Para muchos autónomos y pequeñas empresas de transporte, esta segunda opción puede ser la más sencilla.

Ejemplo práctico

Una empresa utiliza actualmente un albarán que contiene:

• cliente;
• dirección de entrega;
• mercancía;
• cantidades.

Ese albarán no se convierte automáticamente en DeCA.

Para utilizarlo también como documento de control tendría que comprobar que incorpora todos los datos exigidos por la normativa y adaptarlo además a los requisitos digitales del DeCA.

Si no quiere modificar su sistema actual, puede continuar utilizando su albarán habitual y generar el DeCA de forma independiente.

¿Tiene que estar firmado el DeCA?

No. El documento de control administrativo no requiere firma.

El Ministerio lo explica expresamente durante el webinar sobre el DeCA.

Otra cuestión distinta es utilizar un mismo documento además para otras finalidades mercantiles o contractuales en las que sí sean necesarias firmas.

Por eso conviene distinguir:

DeCA → documento administrativo

de

albarán, carta de porte u otros documentos → pueden tener otras funciones y requisitos propios

¿Qué recomienda el Ministerio?

La orientación del Ministerio es favorecer que las empresas reutilicen los datos que ya tienen y eviten duplicar documentación innecesariamente.

Ante la pregunta concreta de si un albarán adaptado puede servir como documento de control, la respuesta del Ministerio es afirmativa: si contiene los datos requeridos y cumple los requisitos establecidos, puede utilizarse como DeCA.

Pero integrar ambos documentos es una posibilidad, no una obligación. En cualquier caso, debe existir un único documento válido para el transporte: consulta aquí quién debe generar el DeCA, cargador o transportista.

¿Y si quiero registrar también la entrega?

TrazaQR permite mantener el DeCA como documento administrativo y, además, registrar la entrega dentro del mismo flujo de trabajo.

El conductor dispone de un acceso propio y simplificado desde su móvil. No entra en el programa de gestión de la empresa ni tiene acceso al backoffice.

Desde ese acceso puede:

• iniciar el transporte;
• consultar y descargar el DeCA;
• registrar incidencias;
• confirmar la entrega.

Al confirmar la entrega también puede recogerse opcionalmente la firma de recepción.

La firma de recepción es una funcionalidad adicional de TrazaQR: no es un requisito del DeCA ni convierte por sí sola el documento en un albarán o carta de porte.

¿Qué opción es más sencilla?

Depende de cómo trabaje actualmente tu empresa.

Si ya tienes un sistema de albaranes suficientemente digitalizado, puedes estudiar adaptarlo para que cumpla también los requisitos del DeCA.

Si prefieres no modificar tus herramientas actuales, puedes seguir utilizando tus albaranes como hasta ahora y generar el DeCA de forma independiente.

Con TrazaQR, además, puedes compartir al conductor un acceso específico para gestionar el transporte y registrar posteriormente la entrega, sin darle acceso al programa de gestión de la empresa.